Archives municipales d’Avignon

« Depuis 2015, la Direction des Archives municipales d’Avignon s’adresse à la société FFAS pour des projets très variés touchant à un large éventail de fonds.

Des opérations « coup de poing » de classement d’arriérés (2015-2023)

Le 1er besoin pour lequel les Archives d’Avignon ont fait appel à la société FFAS était la nécessité de recourir à un prestataire privé afin de prendre en charge le classement de fonds en attente de classement depuis plusieurs années et dont la volumétrie était très importante.

C’est ainsi qu’entre 2015 et 2017, les Archives d’Avignon ont fait appel à FFAS afin de résorber un gros arriéré de versements des services techniques en attente de classement depuis… 20 ans. Pratiquement 180ml ont été traités sur ces 2 années, représentant 15 versements finalisés, 112ml d’archives traités et 65 ml d’archives éliminées.

A partir de 2020, les opérations de classement de fonds vont se concentrer sur des fonds autres que les versements W, des fonds en attente de classement, non prioritaires, souvent privés, volumineux, et/ou encore à l’état de vrac. C’est ainsi qu’est lancée une prestation de traitement complet de toutes les fonds d’une association qualifiée de « paramunicipale » dont les différentes entrées étaient à mi-chemin entre archives publiques et archives privées. Ce fonds était à l’état de vrac et mesurait plus de 130 m.l. Il s’est agit dans un premier temps de mettre à jour le tableau de gestion du producteur, étape essentielle pour faciliter la validation des futurs bordereaux d’élimination. Dans un second temps, avec une équipe travaillant directement en magasin, FFAS a réalisé le traitement, aboutissant à plus de 37 m.l. d’élimination, à 7 instruments de recherche et 744 cotes définitives conditionnées, répondant à un plan de classement rédigé sur mesure pour ce producteur.

À partir de 2022, les Archives d’Avignon orientent leurs efforts de traitement externalisé sur les fonds d’architectes. Un certain nombre d’entre eux sont volumineux, et à l’état de presque vrac. FFAS prend en charge la poursuite du classement inachevé d’un dépôt, et notamment un volume très important de plans qui restait à traiter. FFAS parvient à réduire le volume des plans de 33 m.l. à environ 20 m.l., pour 2310 plans analysés à la pièce, et environ 1500 plans éliminés. Ce chantier est réalisé directement en magasin, pour permettre le conditionnement et le rangement simultané des plans.

Le deuxième fonds d’architectes confiés à FFAS est plus modeste : 33,10 m.l. avant traitement, avec quelques maquettes et peu de plans. Il n’en reste pas moins un fonds trop important pour l’inclure dans le plan de traitement interne des Archives d’Avignon. Le traitement se déroule encore une fois sur place, directement en magasin, au plus près du fonds et des localisations définitives. Le chantier aboutit à un instrument de recherche de 357 cotes pour 29,6 m.l.

La mise en place d’un marché pluriannuel (2024-2028)

La coopération entre les Archives d’Avignon et FFAS culmine en 2024, avec le lancement d’un véritable marché pluriannuel, dont l’objet est le traitement d’un fonds très volumineux d’architectes en cours de don. Il représente plus de 150 m.l. et plus de 1200 plans. Fort de son expérience sur les fonds d’architectes, et de sa compréhension fine de nos exigences acquise après des années de travail de concert, la réponse de FFAS au marché lui permet de se démarquer et de remporter le marché. Cette nouvelle coopération s’étendra sur 4 ans.

La rétroconversion d’instruments de recherche

À la suite du retour des fonds anciens de la Ville en 2018 jusqu’alors déposés aux Archi-ves de Vaucluse, FFAS participe à la rétroconversion de 2 inventaires sommaires qui existaient alors uniquement sous forme imprimée. Cela représente plus de 600 pages et 3806 notices.

Pourquoi travailler avec FFAS ?

Un grand professionnalisme

Depuis plus de 10 ans que les AMA travaillent avec la société FFAS, nous avons collaboré avec de nombreux collaborateurs de cette société. Tous, sans exception, ont été d’une grande qualité professionnelle.

Le suivi des chantiers est rigoureux, à la fois d’un point de vue scientifique mais également d’un point de vue administratif et organisationnel.

Une capacité d’adaptation et de souplesse

FFAS a toujours fait preuve d’adaptation et de souplesse face à nos différents besoins, contraintes, retards…. Ils sont capables de proposer toutes les solutions possibles aux collectivités. Pour les Archives d’Avignon, les chantiers ont été menés sur site ce qui offre l’avantage indéniable d’échanges immédiats et multiples sur le traitement des fonds en cours. ».